# 회의록 잘 쓰는 법과 실제 예시: 효율적인 회의록 작성을 위한 꿀팁
회사는 조직 내에서 효율적인 의사소통과 업무 진행을 위해 다양한 회의를 진행합니다. 그러나 이러한 회의가 효과적이기 위해서는 적절한 회의록 작성이 필수적입니다. 이번 글에서는 실용적인 회의록 작성법과 회의록의 필수 요소를 살펴보겠습니다.
## 회의록의 중요성
회의록은 단순한 기록 이상의 역할을 합니다. 이는 회사 내 정보의 흐름을 원활히 하고, 후속 조치의 기반을 마련하는 중요한 문서입니다. 또한 회의에 참석하지 못한 사람들이 내용을 파악하거나, 후속 조치가 필요한 사람들에게 명확한 지침을 제공합니다.
## 회의록 작성 전에 준비할 사항
### 사전 준비
회의록을 잘 작성하기 위해서는 사전에 몇 가지 준비가 필요합니다. 우선, 회의의 아젠다를 명확히 파악해야 합니다. 이는 회의의 목적과 주요 논의 사항을 이해하는 데 도움이 됩니다. 또한, 회의록을 작성할 때 참고할 수 있도록 이전 회의록을 미리 검토하는 것도 좋습니다.
### 필수 요소 확인
회의록에는 반드시 포함해야 할 몇 가지 필수 요소가 있습니다. 이를 통해 회의록의 체계성을 높일 수 있습니다.
1. **Joiner**: 참석자 목록을 정확히 기록합니다.
2. **TPO**: 회의의 시각, 장소, 목적을 명시합니다.
3. **Done**: 토론된 내용과 결론, 결과를 기록합니다.
4. **WILL DO**: 각 참가자에게 할당된 업무와 기한을 명기합니다.
5. **TBD (To Be Discussed)**: 추가 논의가 필요한 항목을 정리합니다.
## 회의록 작성 절차
### 회의 시작 시
- 회의 시작과 동시에 참석자와 회의의 기본 정보를 작성합니다. 회의록의 서두에도 참석자 목록과 TPO를 적어 회의의 개요가 명확히 드러나도록 합니다.
### 회의 진행 중
- 회의가 진행되는 동안, 주요 논의 사항과 결정된 내용을 'Done' 항목에 기록합니다. 이때, 핵심 주제에 집중하여 간결하게 작성하는 것이 중요합니다.
- 할당된 업무와 목표 기한은 'Will Do' 항목에 기록합니다. 이는 각자의 역할과 책임을 명확히 하여 후속 조치의 토대를 마련해줍니다.
### 회의 종료 후
- 미완료된 논의나 추가적인 논의가 필요한 사항은 'TBD'로 표시하여 차후 회의나 후속 조치에서 다룰 수 있도록 합니다.
## 회의록 작성의 실질적인 팁
1. **객관적 시각 유지**: 회의록은 주관적 해석을 배제하고 객관적인 사실만을 기록해야 신뢰할 수 있습니다.
2. **간결한 문장 사용**: 명료하고 간결한 문장으로 작성해야 회의록의 가독성을 높일 수 있습니다.
3. **즉각적인 기록**: 시간이 지나면 세부 사항이 흐릿해질 수 있으니, 회의가 끝난 즉시 회의록을 작성하는 것이 좋습니다.
## 회의록 작성 예시
회의록 작성 예시
회의명 : 월간 마케팅 전략 회의
일시 : 2023년 10월 15일 오후 2시
장소 : 2층 회의실
참석자 : 김철수, 이영희, 박민수, 최지우
회의 내용
- 마케팅 성과 분석
- 이영희: 지난 달 캠페인 결과 분석 발표
- 결론: A 제품의 광고 전략 수정 필요
- 다음 달 계획
- 박민수: 신규 캠페인 계획안 발표
- 김철수: 예상 예산 조정
- 마감 기한: 10월 25일
후속 조치
- 최지우: A 제품의 새 광고 문구 작성, 10월 20일 완료
- 이영희: 캠페인 분석 보고서 제출, 10월 18일 완료
미완료 아젠다
- TBD: SNS 광고 전략 논의 필요 (다음 회의에서)
## 실전에서 유용한 실천 팁
- **회의 전 잘 준비하라**: 아젠다와 관련 문서를 미리 준비하고 검토하는 과정은 회의록 작성을 용이하게 만듭니다.
- **명확하게 표현하라**: 업무나 역할 배정 등 중요한 부분은 더욱 명확히 기록하여 오해의 소지를 방지합니다.
- **체계적 정리**: 항목별로 체계적으로 정리된 회의록은 가독성과 효율성을 높입니다.
이처럼 우리의 실용적인 방법과 팁을 활용한다면 회의록을 보다 효과적으로 작성하고, 업무의 효율성을 극대화할 수 있을 것입니다. 회의록 작성을 숙달한다면 자연스럽게 업무 능력도 향상될 것입니다.
댓글